會(huì)計(jì)在各種規(guī)模的企業(yè)中都扮演著至關(guān)重要的角色，但對(duì)于小企業(yè)主來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)往往是一個(gè)低優(yōu)先級(jí)的角色，尤其是在他們處理管理和維護(hù)日常運(yùn)營(yíng)的所有其他職責(zé)時(shí)。然而，會(huì)計(jì)永遠(yuǎn)不應(yīng)該被當(dāng)作事后諸葛亮。
保持收支平衡會(huì)有所幫助財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)未來(lái)幾個(gè)月，提醒你潛在的財(cái)務(wù)缺口。正確的會(huì)計(jì)洞察力甚至可以幫助你挽救你的生意，以防事情變得棘手。
對(duì)小企業(yè)來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)經(jīng)常被擱置一邊的一個(gè)原因是它乏味而令人畏懼40%的小企業(yè)主覺(jué)得財(cái)務(wù)管理是經(jīng)營(yíng)企業(yè)最困難的部分。當(dāng)會(huì)計(jì)錯(cuò)誤發(fā)生時(shí)，它會(huì)使你的小企業(yè)停滯不前，讓你步履蹣跚。
在這篇文章中，我們將總結(jié)出最好的記賬技巧，以避免可能對(duì)您的業(yè)務(wù)產(chǎn)生不利影響的常見(jiàn)錯(cuò)誤。一旦你用干凈的書(shū)來(lái)操作，你將獲得隨之而來(lái)的好處。
1.密切關(guān)注應(yīng)收賬款
賺錢(qián)是經(jīng)營(yíng)企業(yè)最令人興奮的部分。管理你的應(yīng)收賬款并沒(méi)有那么有趣。當(dāng)開(kāi)具發(fā)票時(shí)，您記錄了一筆應(yīng)收款，這意味著您記錄了客戶(hù)欠您的錢(qián)。通過(guò)檢查此列表，您可以很容易地看到客戶(hù)是否有未付余額。
當(dāng)客戶(hù)向您付款時(shí)，該金額應(yīng)應(yīng)用于其發(fā)票，并應(yīng)標(biāo)記為已付款。然而，當(dāng)你想跟上大量訂單時(shí)，說(shuō)起來(lái)容易做起來(lái)難。由于一天中沒(méi)有足夠的時(shí)間，客戶(hù)存款經(jīng)常被留到以后的日期進(jìn)行對(duì)賬。這意味著，當(dāng)納稅時(shí)間到來(lái)時(shí)，你的收入賬戶(hù)中會(huì)留下大量的客戶(hù)存款，而你的應(yīng)收賬款報(bào)告卻不匹配。
這樣做的后果是，你浪費(fèi)時(shí)間更新你的清單，你可以在你的納稅申報(bào)表上多付，你將有高負(fù)債。這就是為什么你要堅(jiān)持跟蹤您的交易當(dāng)他們發(fā)生的時(shí)候。應(yīng)用你的客戶(hù)每月付款-它可以節(jié)省你的時(shí)間在發(fā)票（和金錢(qián)）從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看。
2.把握好你的現(xiàn)金流
說(shuō)到小企業(yè)的記賬技巧，教育就是一切。你對(duì)眼前的數(shù)字了解得越多，你管理好它們的幾率就越大。
當(dāng)您執(zhí)行每周和每月的財(cái)務(wù)審核時(shí)，請(qǐng)考慮生成一個(gè)現(xiàn)金流量表. 這些報(bào)表使您對(duì)公司內(nèi)部（和外部）的現(xiàn)金流動(dòng)有了更廣泛的了解。現(xiàn)金流量表實(shí)質(zhì)上是監(jiān)控收入方向的。它還包括時(shí)間元素，使您能夠可視化付款周期和季節(jié)性開(kāi)支。
現(xiàn)金流量表可以讓你了解你所需要的預(yù)測(cè)費(fèi)用和更恰當(dāng)?shù)胤峙涫杖搿Ｋ鼈冊(cè)跇?gòu)建金融軌跡時(shí)也很有用。
然而，你不必生成現(xiàn)金流量表，以了解貨幣運(yùn)動(dòng)。簡(jiǎn)單地使用正確的技術(shù)可以幫助你得到一個(gè)整體現(xiàn)金運(yùn)作的愿景在你的商業(yè)模式中。
如果你愿意自動(dòng)化簿記服務(wù)例如，您將能夠輕松地可視化有關(guān)現(xiàn)金流動(dòng)的指標(biāo)和數(shù)據(jù)。
3.記錄費(fèi)用收據(jù)
不幸的是，對(duì)于小企業(yè)主來(lái)說(shuō)，不保存開(kāi)支報(bào)告的副本是一個(gè)常見(jiàn)的錯(cuò)誤。這可能導(dǎo)致一系列的稅務(wù)、會(huì)計(jì)和現(xiàn)金流問(wèn)題。
如果你曾經(jīng)看過(guò)你的銀行對(duì)賬單，看到一筆100美元的收費(fèi)，卻不知道這是什么，那么你就會(huì)熟悉不良記錄帶來(lái)的問(wèn)題。
解決這個(gè)問(wèn)題的一個(gè)方法是在你的公司購(gòu)買(mǎi)的每一件商品時(shí)都保存一張收據(jù)。這似乎是一項(xiàng)繁重的工作，但有一些記賬技巧可以讓它更容易。
第一種是用一張信用卡支付所有的商業(yè)費(fèi)用。把收據(jù)放在一個(gè)指定的位置，比如在你的車(chē)上或者你的桌子上。或者，更好的是給你的收據(jù)拍張照片馬上給你打電話！這些技巧使你有條理，這樣你就可以按時(shí)報(bào)稅了。
人們?cè)谡髑髸?huì)計(jì)意見(jiàn)時(shí)，總是會(huì)問(wèn)到從哪里提取業(yè)務(wù)費(fèi)用。如果您想知道您應(yīng)該報(bào)銷(xiāo)什么/費(fèi)用，請(qǐng)查看它們是否屬于以下類(lèi)別：
外地/差旅費(fèi)：如果你真的要買(mǎi)機(jī)票的話。如果你在路上花了很多時(shí)間，你可能會(huì)記下你車(chē)上的里程數(shù)。加上煤氣費(fèi)。
總部費(fèi)用：如果你在電腦或其他辦公用品上花了錢(qián)，你可以把它們從你的稅收中注銷(xiāo)。
娛樂(lè)和餐飲：如果你花錢(qián)請(qǐng)了一位客戶(hù)的飲料或一頓豐盛的晚餐，那就把它寫(xiě)在你的開(kāi)支報(bào)告里。
禮品：這些可能與娛樂(lè)和用餐有關(guān)，但并不總是如此。如果你去參加一個(gè)有商業(yè)前景的活動(dòng)或晚餐，那就是娛樂(lè)和用餐。如果潛在客戶(hù)自己去了，那是一份禮物。
在納稅期間，費(fèi)用報(bào)告可以發(fā)揮所有的作用。確保你的員工知道在他們外出時(shí)節(jié)省收據(jù)和詳細(xì)列明費(fèi)用的重要性，這樣你就能在納稅季節(jié)有準(zhǔn)確的記錄。
4.記錄現(xiàn)金支出
當(dāng)你是一個(gè)企業(yè)家的時(shí)候，跟蹤與你的業(yè)務(wù)相關(guān)的所有費(fèi)用是至關(guān)重要的。這樣一來(lái)，這些成本就可以從你的總收入中減去，當(dāng)你需要納稅的時(shí)候。
這將使你更準(zhǔn)確地了解你今年的整體盈利能力?；仡欉^(guò)去用現(xiàn)金支付的費(fèi)用是很容易的。向你的供應(yīng)商索要收據(jù)或立即記錄費(fèi)用，以確保它能記在賬上。
5.了解發(fā)票和收據(jù)的區(qū)別
對(duì)小企業(yè)主來(lái)說(shuō)，把發(fā)票和收據(jù)混在一起是一種很常見(jiàn)的方法。一個(gè)簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)建議就是要知道兩者之間的區(qū)別。
發(fā)票是客戶(hù)收到你的服務(wù)后寄給他們的帳單。把發(fā)票看作是詳細(xì)的賬單，應(yīng)該列出客戶(hù)從貴公司收到的所有東西。發(fā)票提醒顧客他們欠你錢(qián)。它們有助于加快現(xiàn)金流，保持財(cái)務(wù)記錄，并確保你能得到報(bào)酬。
收據(jù)是交易發(fā)生的證據(jù)它是你在交易完成后給你的顧客的東西。
把收據(jù)和發(fā)票混在一起會(huì)讓會(huì)計(jì)變成一場(chǎng)噩夢(mèng)。如果你分不清什么已經(jīng)完成，什么正在進(jìn)行，那么當(dāng)你試圖平衡你的賬目時(shí)，你會(huì)遇到很多麻煩。
6.保持個(gè)人賬戶(hù)與商業(yè)賬戶(hù)的區(qū)別
許多小企業(yè)主在最初的幾個(gè)月里用他們的一些個(gè)人資金來(lái)維持經(jīng)營(yíng)。動(dòng)用個(gè)人資金沒(méi)什么錯(cuò)，但是用你的個(gè)人銀行賬戶(hù)做生意會(huì)很麻煩。
有一個(gè)單獨(dú)的銀行賬戶(hù)來(lái)滿(mǎn)足業(yè)務(wù)需要，這使你和你的會(huì)計(jì)或簿記員很容易看到錢(qián)是怎么花的。如果您選擇使用您的個(gè)人帳戶(hù)進(jìn)行商業(yè)用途，您可能忽略了重要的商業(yè)交易。
向前看，一定要正確區(qū)分你的商業(yè)和個(gè)人財(cái)務(wù)狀況。這可能意味著只需建立單獨(dú)的信用卡和支票賬戶(hù)。非常注意支出決策，確保只有企業(yè)賬戶(hù)用于與業(yè)務(wù)相關(guān)的成本。你的個(gè)人賬戶(hù)也一樣。
我們建議所有商業(yè)交易都只依賴(lài)信用卡。這是因?yàn)樾庞每▽?duì)賬單為您提供了一種自動(dòng)且簡(jiǎn)單的方法來(lái)記錄費(fèi)用。
現(xiàn)金支付很容易被忽視；許多企業(yè)主很難在收據(jù)管理方面保持領(lǐng)先地位。忽視現(xiàn)金支付會(huì)導(dǎo)致現(xiàn)金流量管理報(bào)告的不準(zhǔn)確和預(yù)測(cè)失誤。
7.雇傭?qū)I(yè)人士來(lái)處理你的稅務(wù)
許多人試圖通過(guò)自己納稅來(lái)省錢(qián)。事實(shí)上，如果你不聘請(qǐng)稅務(wù)專(zhuān)家，無(wú)法獲得他們的會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)可能會(huì)讓你的企業(yè)在未來(lái)的道路上損失很多錢(qián)。
您可能會(huì)錯(cuò)過(guò)符合條件的扣除額或少付賬單，從而導(dǎo)致罰款。如果你把錢(qián)花在專(zhuān)業(yè)人士身上，他們知道自己在做什么，并會(huì)利用記賬技巧讓你處于最佳財(cái)務(wù)狀況。
他們會(huì)及時(shí)了解不斷變化的稅法，并能提前計(jì)劃在不久的將來(lái)可能會(huì)出現(xiàn)的增稅。
8.與會(huì)計(jì)保持清晰的溝通
當(dāng)你和其他專(zhuān)業(yè)人士如會(huì)計(jì)或簿記員一起管理你的賬簿時(shí)，你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)他們使用的行話令人困惑。如果你不理解他們使用的術(shù)語(yǔ)，讓他們知道是很重要的。你是個(gè)小企業(yè)主，不是金融專(zhuān)業(yè)人士。你沒(méi)有理由去了解金融行業(yè)最新的技術(shù)術(shù)語(yǔ)。
你需要看到你的會(huì)計(jì)師和稅務(wù)專(zhuān)家作為你的團(tuán)隊(duì)的一部分。他們應(yīng)該注意你的后盾，給你一些你可以指望的記賬技巧。
9.了解復(fù)式記賬法
現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都在使用會(huì)計(jì)軟件而不是實(shí)體賬簿，但復(fù)式記賬背后的記賬技巧仍然適用。其基本思想是，每當(dāng)你為你的企業(yè)進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，你不僅要記錄費(fèi)用，還要記錄從交易中獲得的收益。
例如，如果你花10美元買(mǎi)了一雙鞋，那么你的資產(chǎn)負(fù)債表上就會(huì)記下負(fù)的10美元。但在復(fù)式記賬法下，存貨收益也要加10。
除非你花的錢(qián)真的損失了，否則這種簿記方式將是最好的方式來(lái)表明你的錢(qián)去了哪里。這樣你就可以為你的生意做出最好的決定。
10.記錄賬目
為了全面了解您的業(yè)務(wù)，您需要有多個(gè)帳戶(hù)。你的業(yè)務(wù)的每一個(gè)關(guān)鍵方面都應(yīng)該有一個(gè)記錄其交易的空間，賬戶(hù)余額也應(yīng)相應(yīng)調(diào)整。
需要跟蹤的一些最重要的客戶(hù)包括：
應(yīng)收賬款（客戶(hù)欠你的錢(qián)）
應(yīng)付賬款（你欠別人的錢(qián)）
銷(xiāo)售（你的收入）
采購(gòu)（供應(yīng)品）
薪金支出
所有者權(quán)益（您和其他所有者投入企業(yè)的資金）
留存收益（你的利潤(rùn)）
那些更注重細(xì)節(jié)的人可以更進(jìn)一步地將他們的賬戶(hù)分成子賬戶(hù)，以跟蹤個(gè)人交易或產(chǎn)品購(gòu)買(mǎi)情況。
11.編制財(cái)務(wù)報(bào)表
在以前的記賬技巧中，我們已經(jīng)研究過(guò)企業(yè)準(zhǔn)備的不同種類(lèi)的財(cái)務(wù)報(bào)表。例如資產(chǎn)負(fù)債表、損益表和現(xiàn)金流量表。
每月或每季度，你都應(yīng)該準(zhǔn)備這些財(cái)務(wù)報(bào)告，因?yàn)樗鼈儗椭銖牟煌慕嵌确治瞿愕臉I(yè)務(wù)健康狀況。資產(chǎn)負(fù)債表顯示了企業(yè)在特定時(shí)刻的資產(chǎn)、負(fù)債和權(quán)益的快照。另一方面，損益表顯示了在一個(gè)確定的時(shí)期內(nèi)發(fā)生的收入和支出，以及你的企業(yè)的“底線”?，F(xiàn)金流量表可以讓你看到你的現(xiàn)金余額在一個(gè)時(shí)期內(nèi)是如何變化的。
如果你是一家上市公司，你將被要求每季度或每年為你的投資者提供財(cái)務(wù)報(bào)表。由于您（可能）沒(méi)有這個(gè)要求，您可以決定多久為您的業(yè)務(wù)制作此類(lèi)報(bào)告。
12.展望未來(lái)
當(dāng)你編制一份月度財(cái)務(wù)報(bào)告時(shí)，用它來(lái)預(yù)測(cè)你的企業(yè)的財(cái)務(wù)軌跡。這可能僅僅涉及確定即將發(fā)生的成本，例如納稅或法律費(fèi)用。它可能包括更細(xì)致的公司擴(kuò)張計(jì)劃，包括新員工預(yù)算和更高的租金。
以這種方式預(yù)測(cè)使您能夠有效地利用現(xiàn)有資產(chǎn)。它還可以幫助您自信地計(jì)劃業(yè)務(wù)發(fā)展過(guò)程中的其他重要里程碑。通過(guò)每月分析你的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)來(lái)有效地預(yù)測(cè)。數(shù)據(jù)支持分析可以確保明智的投資舉措。
13.利用技術(shù)
在實(shí)踐中，試圖保持準(zhǔn)確的賬目是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程。隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，這個(gè)過(guò)程變得更加緊張。你所做的一筆交易可能涉及到多個(gè)不同賬戶(hù)的多個(gè)分錄。當(dāng)有成百上千的此類(lèi)交易時(shí)，試圖保持記錄可能會(huì)讓人難以承受。
那就是技術(shù)的幫助會(huì)計(jì)系統(tǒng)使用起來(lái)容易得多，它可以像以前那樣把你的每一筆交易都記錄到實(shí)物分類(lèi)賬上。
如果您決定使用軟件來(lái)滿(mǎn)足您的會(huì)計(jì)需要，請(qǐng)確保您仍然保留所有收據(jù)的副本，無(wú)論是物理的還是數(shù)字的。這樣，當(dāng)你去結(jié)帳時(shí)，如果你發(fā)現(xiàn)任何不符之處，你可以回去核實(shí)一切。