代理記賬是記錄企業(yè)所有財務(wù)交易的過程。代理記賬員負(fù)責(zé)記錄、分類和組織商業(yè)運(yùn)作過程中發(fā)生的每一筆財務(wù)交易。記賬不同于會計。會計過程使用代理記賬員保存的賬簿來編制年終會計報表和賬目。
非常小的企業(yè)可能會選擇一個簡單的代理記賬系統(tǒng)，以與支票簿幾乎相同的方式記錄每一筆金融交易。財務(wù)交易較為復(fù)雜的企業(yè)通常選擇使用復(fù)式記賬法。
什么是代理記賬？
代理記賬是一個商業(yè)公司從開業(yè)到結(jié)束的每一筆財務(wù)交易的過程。根據(jù)企業(yè)使用的會計制度的類型，每一筆財務(wù)交易都是根據(jù)證明文件進(jìn)行記錄的。這些文件可以是收據(jù)、發(fā)票、采購訂單，或顯示交易發(fā)生的類似類型的財務(wù)記錄。
現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)使用專門的代理記賬計算機(jī)程序來保存顯示其財務(wù)交易的賬簿。代理記賬員可以使用單筆記賬還是復(fù)式記賬記錄金融交易。代理記賬員必須了解公司的會計科目表以及如何使用借貸平衡賬目
代理記賬過程應(yīng)考慮到公司在年終時為所得稅目的的財務(wù)結(jié)果以及公司會計編制財務(wù)報表。
代理記賬與會計有何不同？
在一個商業(yè)公司中，代理記賬是一個重要的，但初步的功能，以實際會計職能. 代理記賬員收集每一筆財務(wù)交易的文件，將交易記錄在會計日記賬上，將每一筆交易分為一筆或多筆借方和一筆或多筆貸方，并根據(jù)公司的會計科目表組織交易。
所有金融交易都有記錄，但必須在特定時間段結(jié)束時匯總。有些公司要求提供季度報告。其他規(guī)模較小的公司可能只需要在年底提交報告，以便為納稅做準(zhǔn)備。
在適當(dāng)?shù)臅r間段結(jié)束時，會計接管并分析、審查、解釋和報告企業(yè)的財務(wù)信息。會計還為公司準(zhǔn)備年終財務(wù)報表和適當(dāng)?shù)馁~目。會計人員編制的年終報告必須遵守財務(wù)會計準(zhǔn)則委員會. 這些規(guī)則被稱為公認(rèn)會計原則。
您需要為您的業(yè)務(wù)設(shè)置什么記帳功能？
在設(shè)置代理記賬系統(tǒng)時，首先要做的決定之一是是否使用現(xiàn)金或權(quán)責(zé)發(fā)生制. 如果你在家經(jīng)營一個小型的單人公司，或者甚至是在一個人辦公室經(jīng)營一個更大的咨詢公司，你可能會想堅持現(xiàn)金會計。
如果你使用現(xiàn)金會計，當(dāng)現(xiàn)金易手時，你會記錄你的交易。使用權(quán)責(zé)發(fā)生制，你可以立即記錄購買或銷售，即使現(xiàn)金直到以后才轉(zhuǎn)手，有時公司開始他們的業(yè)務(wù)時使用現(xiàn)金會計，并隨著業(yè)務(wù)的增長而轉(zhuǎn)向權(quán)責(zé)發(fā)生制。
如果你要給你的客戶提供信貸，或者你要向你的供應(yīng)商申請信貸，那么你必須使用權(quán)責(zé)發(fā)生制。
你還必須決定，作為一個新的企業(yè)主，你是要使用單分錄還是復(fù)式記賬。單筆記賬很像保存支票登記簿。你在支付賬單和存入公司賬戶時記錄交易。只有當(dāng)你的公司規(guī)模相對較小且交易量較小時，它才有效。
如果你的公司比較大，比較復(fù)雜，你需要建立一個復(fù)式記賬系統(tǒng)。每個事務(wù)至少有兩個條目。至少有一個借方記入一個賬戶，至少一個貸方記入另一個賬戶。這就是復(fù)式記賬法 .
公司還必須建立會計電算化系統(tǒng)當(dāng)他們?yōu)樽约旱钠髽I(yè)設(shè)立代理記賬系統(tǒng)時。大多數(shù)公司使用計算機(jī)軟件來跟蹤他們的會計日記賬和他們的代理記賬分錄。很小的公司可能會使用基本的電子表格，比如微軟的Excel。大型企業(yè)采用更復(fù)雜的軟件來跟蹤會計日記賬。
最后，企業(yè)必須建立會計科目表。隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，會計科目表可能會隨著時間的推移而改變。
會計科目表列出了企業(yè)需要和應(yīng)該擁有的每個科目。每個帳戶都有一個編號和一個名稱。還將列出子帳戶。
平衡賬簿時了解資產(chǎn)、負(fù)債和權(quán)益
有效的代理記賬需要了解公司的基本賬目。這些賬戶及其子賬戶構(gòu)成了公司的會計科目表。資產(chǎn) ,債務(wù)，和公平編制公司資產(chǎn)負(fù)債表的帳目。
資產(chǎn)就是公司擁有比如存貨和應(yīng)收賬款。資產(chǎn)還包括固定資產(chǎn)，通常是廠房、設(shè)備和土地。如果你看一看資產(chǎn)負(fù)債表，您將看到按流動性順序列出的資產(chǎn)賬戶。資產(chǎn)賬戶從現(xiàn)金賬戶開始，因為現(xiàn)金是完全流動的。在現(xiàn)金賬戶之后，還有存貨賬戶、應(yīng)收賬款賬戶和固定資產(chǎn)賬戶。這些都是有形資產(chǎn)。你可以觸摸它們。公司也有無形資產(chǎn)，如客戶商譽(yù)，可能會列在資產(chǎn)負(fù)債表上。
負(fù)債是指公司欠比如他們欠供應(yīng)商的錢，銀行和商業(yè)貸款，抵押貸款，以及賬面上的其他債務(wù)。資產(chǎn)負(fù)債表上的負(fù)債賬戶包括流動負(fù)債和長期負(fù)債。流動負(fù)債通常是應(yīng)付賬款和應(yīng)計項目。應(yīng)付賬款通常是指企業(yè)欠供應(yīng)商、信用卡和銀行貸款。應(yīng)計項目包括所欠稅款，包括所欠銷售稅和聯(lián)邦、州、社會保障和醫(yī)療保險稅，這些稅通常按季度支付。長期負(fù)債的期限超過一年，包括抵押貸款等項目。
股權(quán)是企業(yè)所有者和其他投資者對公司的投資。權(quán)益賬戶包括所有者對公司的所有債權(quán)。企業(yè)主有一項投資，它可能是對公司的唯一投資。如果這家公司收購了其他投資者，這一點在這里得到了反映。
在代理記賬方面，你必須在年底結(jié)清帳目。代理記賬員必須仔細(xì)記錄這些項目，并確保與資產(chǎn)、負(fù)債和權(quán)益相關(guān)的交易記錄正確且正確。有一個關(guān)鍵的公式，你可以用來確保你的書總是平衡。這個公式叫做
會計等式意味著企業(yè)擁有的一切（資產(chǎn)）與企業(yè)的債權(quán)（負(fù)債和權(quán)益）是平衡的。負(fù)債是基于你欠供應(yīng)商和貸方的索賠。企業(yè)的所有者對剩余資產(chǎn)（股權(quán)）有索賠權(quán)。
損益表和代理記賬：收入、費(fèi)用和成本
這個損益表利用銷售收入和其他來源、費(fèi)用和成本. 在記賬法中，你必須在會計日記賬上記錄下這三種類型中的一種。
來自公司資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的信息在年末給會計人員一個公司在會計日記賬上記賬交易的完整財務(wù)狀況。
收入是指企業(yè)在銷售其產(chǎn)品或服務(wù)時所獲得的全部收入。成本，也稱為銷售商品的成本，是企業(yè)為購買或制造向客戶銷售的商品或服務(wù)而花費(fèi)的所有資金。會計科目表上的采購科目跟蹤所購買的商品。
開支是所有用于運(yùn)營公司的錢，這些錢與所銷售的產(chǎn)品或服務(wù)無關(guān)。 five費(fèi)用賬戶的一個例子是工資、薪金或銷售和管理費(fèi)用。
代理記賬員負(fù)責(zé)確定應(yīng)記錄交易的賬戶。例如，如果企業(yè)向客戶進(jìn)行現(xiàn)金銷售，而您的企業(yè)使用復(fù)式記賬法，則將收到的現(xiàn)金記錄在名為“現(xiàn)金”的資產(chǎn)帳戶中，而銷售將記錄在名為“銷售”的收入帳戶中。